Overweging: periodieke of structurele personeelsinvulling

Spontane audits, veranderende regelgeving en onvoorziene problemen bij productvrijgave voeren druk uit op de dagelijkse praktijk. Piekbelastingen als deze komen altijd ongelegen. Je komt er snel achter dat er extra handjes nodig zijn; mensen die de vloer op gaan en handboeken opstellen of bijwerken. Maar wanneer is jouw personeelstekort structureel? En wanneer is er sprake van een periodiek probleem? Met andere woorden, wanneer kies je voor een interim oplossing en wanneer ga je op zoek naar een collega in vaste dienst? Hieronder lees je hoe je die overweging voor jouw afdeling maakt.

Tijdelijke oplossing voor een periodiek probleem

 

Controles & kwaliteitsborging

Een aanscherping of controle van het kwaliteitsbeleid vraagt om aandacht. Een activiteit die je eens in de zoveel tijd opnieuw opzet of bijwerkt. Als daarvoor een goede basis staat, kun je dit makkelijker inbedden in het team en het continu verbeteren. Wanneer je het opzetten van die basis of regelmatige controles niet binnen je team kan oplossen, biedt een tijdelijke kracht een uitkomst. Enerzijds doordat je iemand toevoegt die over specialistische kennis beschikt, waardoor je een proces sneller en efficiënter opzet. Anderzijds zet je extra capaciteit in, waardoor je in de dagelijkse gang van zaken geen concessies hoeft te doen.

Yor In 27 03 2024 Nijmegen Deel 1 Epsilon Studios Ektor Tsolodimos 37

Uitval van personeel

Ook periodieke uitval van personeel, vanwege ziekte of zwangerschapsverlof, kun je niet altijd opvangen met huidige teamleden. Zeker niet als dit samenvalt met bijvoorbeeld een jaarlijkse audit of andere zaken die een extra tijdsinvestering vragen van het team. Een risico van een te hoge werkdruk is de uitval van medewerkers. Anticipeer tijdig en schakel voor de periode van het verlof extra capaciteit in van een externe Quality professional. Zo houd jij je team en de doorlopende werkzaamheden op de rit. Een bijkomend voordeel: detacheerders stimuleren hun interim professionals vaak om verbeterkansen te signaleren. Ook buiten de opdracht om. Daarnaast kenmerken interimmers zich veelal door een proactieve werkhouding. Die combinatie leidt, met een beetje geluk, tot een teamlid die kansen ziet en (nieuwe) verbeterprojecten oppakt.

Structurele oplossing voor de lange termijn

Wanneer je iemand inhuurt voor de korte termijn kan dit heel voordelig zijn. Op de lange termijn ben je hier niet altijd mee geholpen. Een tijdelijke kracht verandert op de lange termijn in een (grotere) kostenpost. Iemand in dienst nemen is dan vaak voordeliger.

Combineren voor optimaal resultaat

Een nieuwe collega vinden is een intensiever traject dan het aannemen van een interimmer of adviseur. Vaak ga je eerst aan de slag om een profiel op te stellen. Vervolgens gaat HR op zoek naar goede kandidaten en ben je flink wat tijd kwijt met het voeren van gesprekken. Ook het inwerken van een nieuwe collega kost tijd.

Van Loon21 12 2021 Epsilon Studios Ektor Tsolodimos (22 Van 30)

Om jezelf en jouw teamleden ademruimte te geven, kun je kiezen voor een interimmer om de tussenperiode te overbruggen. Zo kun je rustig op zoek naar een nieuwe collega. En wanneer deze nieuwe collega niet direct kan starten? Dan stapelt het werk niet verder op, want de werkzaamheden pakt de tijdelijke collega op. Zo kan jouw nieuwe collega de organisatie en het team leren kennen, zonder overstelpt te worden met werkzaamheden. Een goed ingewerkte collega levert namelijk niet alleen sneller rendement, maar zorgt er ook voor dat de foutmarge laag blijft.

Test jouw team met ‘5x why’

Om te bepalen of je een tijdelijke of vaste kracht nodig hebt, ga je op zoek naar de oorzaak van de ‘extra’ werkzaamheden. Je gaat op zoek naar de root cause van het probleem. Dit doe je door waaromvragen te stellen, totdat er geen waaromvraag meer mogelijk is. Voor veel Quality professionals klinkt dit wellicht bekend in de oren als de ‘5x why’-methode. Alleen pas je die hier niet toe op een proces of verbetering, maar op het eigen team of de afdeling.

Via de ‘5x why’ methode maak je niet alleen duidelijk waar de extra werkzaamheden vandaan komen, maar ook waarom de taken en verbeteringen niet worden opgepakt. Mis je bijvoorbeeld iemand die het voortouw neemt, kennis heeft over bepaalde systemen of iemand die de vloer op gaat en operationele taken oppakt? Dan ga je daarnaar op zoek in een nieuwe of tijdelijke collega.

Van waaromvraag naar de praktijk

Eenmaal de oorzaak achterhaald van jouw probleem? Maar twijfel je nog welke hulp je nu het beste kan inschakelen? Soms helpt het om de voordelen van beide opties met elkaar te vergelijken. Lees hier meer over alle opties.